Zgodnie z art. 56 ww. rozporządzenia, każda przesyłka towarów pochodzenia roślinnego, podlegających granicznej kontroli fitosanitarnej, musi być zaopatrzona we wspólny zdrowotny dokument wejścia (Common Health Entry Document), w skrócie nazywany dokumentem CHED-PP.

W odniesieniu do każdej przesyłki regulowanych roślin i produktów roślinnych (informacje o nowych unijnych przepisach zdrowia roślin, w tym o towarach regulowanych: http://piorin.gov.pl/zdrowie-roslin/nowe-prawo-ue/) podmiot odpowiedzialny za przesyłkę wypełnia elektronicznie w systemie TRACES-NT pierwszą część dokumentu CHED-PP, udzielając informacji niezbędnych do natychmiastowej i kompletnej identyfikacji przesyłki i jej przeznaczenia. Dokument ten będzie jednocześnie pełnił rolę zgłoszenia przesyłki do granicznej kontroli fitosanitarnej.

Powiadomienie właściwych organów kontrolnych powinno nastąpić przed przybyciem przesyłki na przejście graniczne (zgodnie z projektami aktów wykonawczych, podmiot zgłasza przesyłkę do kontroli co najmniej 24h przed faktycznym przybyciem przesyłki do UE, a w przypadku transportu lotniczego – 6h przed przybyciem przesyłki). Brak wypełnionego dokumentu CHED-PP spowoduje, że do czasu dopełnienia przez podmiot tego obowiązku nie zostanie wykonana kontrola graniczna.

Wszystkie etapy kontroli granicznej oraz jej wyniki i decyzje Inspektorów PIORiN będą również dokumentowane elektronicznie w dokumencie CHED-PP, który będzie dla Służby Celno-Skarbowej stanowił podstawę do nadania przesyłce określonej procedury celnej. Dopuszczenie przesyłki do obrotu będzie możliwe wyłącznie po przedstawieniu organom celnym przez podmiot ostatecznie wypełnionego dokumentu CHED-PP potwierdzającego, że przesyłka jest zgodna z wymaganiami.

Aby wypełnić dokument CHED-PP w części właściwej dla podmiotu odpowiedzialnego za przesyłkę, konieczne jest założenie bezpłatnego konta w systemie TRACES-NT. Konto to musi zostać zatwierdzone przez właściwą jednostkę PIORiN.